收集：所有输入先有固定入口
网页、截图、文件、语音和临时想法如果分散在太多地方，后续整理会变得困难。可以选择一个主要收集入口，再通过系统分享能力把不同来源送到同一位置。
工作流
真正高效的不是“一个应用全包”，而是每一步都知道资料往哪里走
工作流关注输入、整理、处理、输出和归档。好的组合应减少重复复制、降低寻找资料的成本，并允许用户随时导出和更换工具。
整理：少量稳定规则比复杂标签体系更容易坚持
文件夹、标签、项目和日期都可以作为整理方式，但不必全部使用。系统越复杂，维护成本越高。
处理：让任务和资料在同一上下文里相遇
任务清单和项目资料如果完全分离，真正消耗时间的是寻找。好的工作流会让任务链接到对应资料，或至少使用统一命名和项目结构。
输出：选择开放格式，降低未来迁移成本
文字、表格、图片与演示输出应尽量使用常见格式。只有应用自身才能打开的封闭文件，会增加协作和迁移难度。
归档：完成的内容不必一直留在工作区
任务结束后，将资料移动到归档位置，可以减少搜索噪音，也让当前工作区保持轻量。归档不是删除，而是保留可检索结构和必要备份。